De Protestantse Kerk staat het gebruik van volmachtstemmen in de besluitvorming niet toe. Daarover, en vooral over de fundering ervan, ging mijn vorige blog. De daar genoemde bepalingen die aan het verbod op volmachtstemmen ten grondslag liggen, maken op zich besluitvorming per mail al problematisch. Met name een uitdrukking als ‘gemeenschappelijk overleg’ (ord. 4-5-1) staat op gespannen voet met besluiten per mail. Natuurlijk is het mogelijk per mail te overleggen, maar de kwaliteit is een wezenlijk andere (vrijwel altijd mindere!) dan in een vergadering waarin je bij elkaar zit. Zodra uitwisseling van standpunten nodig is, of zelfs discussie, is mail voor besluitvorming zelden een geschikt medium.
Maar er is meer. Van den Heuvel 2013, p. 174, wijst in dit verband op de quorum-bepaling in de kerkorde (ord. 4-5-4): ‘Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden (…) ter vergadering aanwezig is.’ Deze verwijzing lijkt me op zich terecht, maar de erbij gegeven toelichting dat déze formulering duidelijk maakt ‘dat besluitvorming per e-mail niet mogelijk is’, is wat karig. In veel statuten van verenigingen en stichtingen komt namelijk een vergelijkbare quorum-bepaling voor. Zeker als ze van jongere datum zijn, hebben die statuten dan daarnaast een bepaling dat besluitvorming per mail mogelijk is, tenminste als er sprake is van unanimiteit. In de kerkorde van de Protestantse Kerk ontbreekt echter een dergelijke bepaling. Zou een gemeente ze in een plaatselijke regeling opnemen, dan treft die het lot van ord. 4-4-2: een dergelijke bepaling zou vanwege strijd met de kerkorde ‘geen kracht’ hebben.
Binnen de systematiek van de kerkorde zie ik echter wel enige ruimte om in de ordinanties de optie van besluitvorming per mail op te nemen, zeker als unanimiteit onder alle stemhebbende leden daarbij de voorwaarde is. De hiervoor al aangehaalde ord. 4-5-1 spreekt namelijk niet alleen van ‘gemeenschappelijk overleg’, maar met de zinsnede ‘zo mogelijk met eenparige stemmen’ ook van een streven naar unanimiteit. Als die unanimiteit bereikt wordt, maar langs een wat andere weg dan het ‘gemeenschappelijk overleg’, namelijk per mail, waarom dan niet?