In veel gemeenten van de Protestantse Kerk is het bepaald niet eenvoudig om ouderlingen en diakenen te vinden. De oude structuren waarop vrijwel uitsluitend op de eerste zondag van januari of de eerste zondag van het nieuwe kerkelijk seizoen ambtsdragers werden bevestigd, zijn aan het verdwijnen. Het hangt er steeds sterker van af, of en wanneer mensen beschikbaar zijn. Dat geldt voor het aantreden, maar even zo goed voor het aftreden. Nogal eens vertrekken ambtsdragers tussentijds. Het gevolg van deze ontwikkelingen is dat de continuïteit in het kerkenraadswerk ineens kan stokken omdat een grote groep tegelijk de kerkenraad verlaat.
Op het eerste gezicht is het helder hoe het geregeld is: de eerste ambtstermijn bedraagt in de regel vier jaar, een volgende dient tenminste twee en ten hoogste vier jaar te bedragen, het maximum voor achtereenvolgende termijnen is twaalf jaar (ord. 3-7-1). De kerkenraad stelt een rooster van aftreden vast en handelt bij een tussentijds ontstane vacature ‘naar bevind van zaken’ (ord. 3-7-4). Met de nodige moeite lukt het doorgaans nog wel om iemand voor één termijn te vinden. Bij een eventueel vervolg wordt het lastiger. Mensen besluiten al dan niet in overleg met de rest van de kerkenraad er nog een of twee jaar aan vast te knopen. Soms laten ze open, hoe lang ze nog blijven. Dat is in niet zo vreemd: ze zijn kennelijk gevoelig voor het ‘beroep’ dat op hen wordt gedaan. In het ene geval zijn ze hard nodig en blijven ze daarom op hun post. In het andere geval zijn er na verloop van tijd voldoende anderen die het werk kunnen doen, al dan niet als ambtsdrager. Of de sfeer verslechtert zodanig dat ze zich niet meer op hun plek voelen. Dit alles is een gegeven. Ik teken daar wel bij aan dat de vervulling van het ambt op deze wijze wel een heel individuele aangelegenheid wordt. Van verkiezing en als zodanig gedragen worden door de gemeente – waarover hieronder nog een enkel woord – is doorgaans geen sprake. Alles komt aan op wat de betrokkene er zelf van vindt.
Het lijkt op het eerste gezicht helder wat er moet gebeuren. Bij nader inzien moeten echter een aantal nuanceringen worden aangebracht. Ik citeerde in het kader van ord. 3-7-1 bij de termijn van vier jaar al ‘in de regel’. Afwijkingen zijn mogelijk bij ‘bijzondere redenen’ (Van den Heuvel 2013, p. 134). Ik lees dat zo: de norm is vier jaar, minder kan zolang je maar goed weet waarom je dat doet. De bijzondere redenen kunnen variëren van de inzet voor een bepaald in de tijd getermineerd project tot de beschikbaarheid van iemand voor een bepaalde periode. Beperking in de beschikbaarheid in de sfeer van ‘ik zal na [bijvoorbeeld] twee jaar zien, hoe het bevalt’ lijkt me daartoe niet te behoren.
Een tweede nuancering betreft een volgende termijn. Het minimum is twee jaar. Maar wat doe je als je deze formaliteit aanhoudt, maar iemand na een jaar toch ontheffing vraagt uit het ambt? Weinig, dunkt me. Het minimum van twee jaar beoogt ongetwijfeld de continuïteit. Het geeft onrust in de organisatie als mensen steeds voor maximaal een jaar een nieuwe termijn aangaan. Het wordt er op dat punt niet beter op als mensen in de praktijk toch geen acht slaan op de termijn maar gaan op het moment dat het hen past. Ik kan me daarom voorstellen dat het onder omstandigheden de voorkeur verdient om omwille van de helderheid één jaar af te spreken. Betrokkenen weten dan waar ze aan toe zijn. Tegelijk, nogmaals, volgens de kerkorde kan dit niet.
Er zijn nog tenminste twee redenen om terughoudend te zijn met termijnen van een jaar. De eerste noemde ik al: de kerkenraad kan ineens, onverwacht leegstromen waardoor de continuïteit in gevaar komt. De tweede is dat steeds opnieuw de afgesproken procedure voor de verkiezing van nieuwe ambtsdragers gevolgd moet worden. Steeds opnieuw bestaat dan een (doorgaans klein) risico dat zaken toch net even anders lopen dan de hoofdrolspelers hadden gedacht, bijvoorbeeld omdat zich een tegenkandidaat aandient.
Hoe kun je het beste omgaan met het probleem van deze blog? Duidelijk is: als het ook maar even kan niet werken met termijnen van een jaar. Verder is het van belang daadwerkelijk een rooster van aftreden paraat te hebben en zoveel als mogelijk jaarlijks in de in de plaatselijke regeling opgenomen maand (ord. 3-7-6) de ambtsdragers te verkiezen. Een goede kerkenraad gaat een half jaar voordat mensen zullen aftreden met hen in gesprek over de vraag of ze – indien van toepassing – bereid zijn een nieuwe termijn te dienen en hoe lang die termijn dan zal zijn. Dat maakt de vervulling van het ambt toch weer net iets meer een zaak van de gemeenschap, in dit geval vertegenwoordigd in en door de kerkenraad. Het helpt hopelijk al te eigengereide, op zichzelf staande persoonlijke acties te voorkomen. Als echter een duidelijke structuur ontbreekt hebben mensen weinig andere keuzes dan persoonlijk actie te ondernemen.