De kerkorde biedt in ord. 4-6-5 een handreiking voor gemeenten die de kerkordelijk voorgeschreven minimumbezetting in de praktijk niet halen. In de praktijk: de situatie staat los van het besluit dat de kerkenraad voor wat betreft het aantal ambtsdragers heeft genomen (vgl. ord. 4-6-3; voor wat betreft een algemene kerkenraad moet dit in de plaatselijke regeling worden vastgelegd (ord. 4-6-2)). Ord. 4-6-5 luidt:
Indien de kerkenraad, al of niet door het voorbestaan van vacatures, minder leden telt dan in lid 3 of 4 bedoeld, overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van de classicale vergadering, op welke wijze de in de ordinanties genoemde taken worden verricht. Zo nodig treft het breed moderamen hiertoe maatregelen. (…)
Initiatief
Deze bepaling is niet zonder problemen. Het eerste is: wie neemt het initiatief tot het inroepen van deze bepaling en tot uitvoering van wat erin vermeld staat? Het rapport uit 2017 dat de basis heeft gevormd voor de tekst (die in tweede lezing nog is gewijzigd), gaat hier niet op in. De bepaling begint met een voorwaarde voor de toepasselijkheid, een feit (namelijk: ‘Indien (…)). Vervolgens lezen we: ‘overleggen de kerkenraad en het breed moderamen van de classicale vergadering’ (verder in deze blog, net als elders: BMCV). Kennelijk mogen beide initiëren. Het BMCV kán het. De kerkenraad móet het in voorkomend geval, maar zal het om uiteenlopende redenen niet altijd doen, bijvoorbeeld omdat hij verwacht dat het probleem wel snel zal zijn opgelost (vandaar dat het BMCV het ook moet kunnen). Het lijkt me niet toevallig dat de kerkenraad als eerste wordt genoemd (‘overleggen de kerkenraad en (…)’). Tot 1 mei 2018 lag het anders en lag alle initiatief en actie bij het BMCV, zij dat pas kon ‘na overleg’ met de overgebleven ambtsdragers. In de loop der tijd heeft een BMCV door de bank genomen meer bevoegdheden gekregen, maar hier is de beweging omgekeerd. De nieuwe redactie lijkt me een juiste. Zij legt de verantwoordelijkheid waar die in eerste instantie hoort te liggen, bij de kerkenraad.
Grofweg is dit artikel van belang bij twee situaties. De eerste is bij onverwachte omstandigheden, door een combinatie van vacatures, vrijstelling van werkzaamheden en/of schorsing, ofwel in noodsituaties. De tweede is daar in feite een specifieke variant van, een chronisch aantal vacatures waardoor de minima van ord. 4-6-3,4 structureel niet meer worden gehaald. Het gaat dus nadrukkelijk niet om het aantal waartoe de kerkenraad eerder besloten heeft (en dat vaak in de plaatselijke regeling is vastgelegd). Zelfs als er geen quorum gehaald kan worden, kan de kerkenraad dat aantal wijzigen door een tweede vergadering uit te schrijven waarvoor geen quorum geldt (zie ord. 4-5-4).
De aard van het overleg
De vraag rijst vervolgens wat de aard van het ‘overleggen’ is. De kerkorde kent namelijk twee formuleringen: ‘in overleg’ en ‘na overleg’. Bij ‘in overleg moeten de deelnemende partijen het eens zijn over het resultaat van het overleg. Bij ‘na overleg’ kan de partij die in overleg treedt na kennis genomen te hebben van het standpunt van de andere betrokkene(n) zelf een beslissing nemen. Idealiter verdisconteert ze dat standpunt in haar besluit, maar ze kan er ook aan voorbijgaan. Ze heeft daarin een ruime discretionaire bevoegdheid.
Uit de aard van het werkwoord ‘overleggen’ zal hier ‘in overleg’ gelezen moeten worden. Het is immers in de gegeven zin niet duidelijk wie de knoop doorhakt. Dat doen beide partijen samen.
Toch zijn we er daarmee nog niet. Beide partijen moeten het eens zijn ‘op welke wijze de in de ordinanties genoemde taken worden verricht’. Maar daarna is het BMCV aan zet: ‘Zo nodig treft het breed moderamen hiertoe maatregelen.’ Dat is in feite een ‘na overleg’, zij het dat dat in dit geval bepaald is door het ‘Zo nodig’. Het BMCV heeft daarin echter enige beoordelingsruimte.
De aard van de maatregelen
Is het BMCV gehouden zich te beperken tot kerkordelijke maatregelen? In de concept ordinanties uit 1997 (daar: ord. 4-4) lijkt het antwoord nee te zijn. In de Toelichtingen uit dat jaar staat in dit verband: ‘Wordt die omvang [van de kerkenraad] niet gehaald, dan bepaalt het breed moderamen van de classicale vergadering hoe het dan moet.’ De concept kerkorde kende daarvoor echter hoegenaamd geen mogelijkheden. Inmiddels is dat veranderd. In het geval van vermogensrechtelijke aangelegenheden biedt GR 12-2 er bijvoorbeeld enkele. Ook dan is er sprake van overleggen door kerkenraad en BMCV, in vrijwel dezelfde bewoordingen als ord. 4-6-5. Gaat het om vermogensrechtelijke aangelegenheden dan moet het BMCV bij de uitoefening van zijn bevoegdheid van ord. 4-6-5 dus de voorschriften van GR 12-2 volgen. Dat betekent onder meer dat het advies moet inwinnen van het Classicale College voor de Behandeling van Beheerszaken.
Het synodale rapport Lichter ingevuld illustreert hoe ord. 4-6-5 nu in de praktijk functioneert en sanctioneert dat. Wordt in een gemeente het aantal van ord. 4-6-3 niet gehaald, dan stelt het over de maatregelen van het BMCV: ‘Die maatregel kan zijn dat elke ambtsgroep met ten minste 1 kerkenraadslid is vertegenwoordigd in de kerkenraad.’ In feite komt het minimum, inclusief predikant, daarmee niet op 7, maar op 4 kerkenraadsleden.
Kortom, met inachtneming van redelijkheid en billijkheid heeft het BMCV een behoorlijke ruimte in het nemen van maatregelen. Volstaan die om wat voor reden dan ook niet, dan zal het voorstellen kunnen doen tot gedwongen samenwerken (ord. 2-8-5) of uiteindelijk zelfs opheffen (ord. 2-9-1). De desbetreffende besluiten zijn echter een zaak van de Classicale Vergadering.