Met enige regelmaat krijg ik vragen over het vertrek van een ouderling of diaken voor het einde van de ambtstermijn. Ik vermeld daarover in dat verband direct ook nog maar eens dat die niet standaard vier jaar bedraagt (ord. 3-7-1). Ik schreef daar al eens eerder over. Als de afgesproken ambtstermijn om is, is er op zich niets aan de hand. Dan volgt het afscheid, bijvoorbeeld met behulp van hetgeen daarover in DB II (p. 225vv) bij de bevestiging van ambtsdragers is vermeld. Bij overlijden is ook duidelijk dat de plek in de kerkenraad vacant valt, al zal daar zorgvuldig mee om moeten worden gegaan. Maar wat nu, als iemand de termijn niet af kan of wil maken?
De kerkorde vermeldt als uitgangspunt voor het ambt: ‘De roeping tot het ambt geschiedt van Christuswege’ (art. III-4). Met andere woorden: dat is een hoge roeping (vgl. ook art. III-5). Als iemand tot het ambt geroepen wordt, is een weigerin in beginsel slechts in bijzondere omstandigheden mogelijk (ook als de praktijk nog wel eens anders wil zijn …). Het betekent ook dat iemand niet zomaar kan stoppen. Voor een predikant is dat ook expliciet in de regels onder woorden gebracht: ‘Het staat een predikant niet vrij het ambt neer te leggen’ (ord. 3-26-1). Vervolgens staat nauwkeurig beschreven hoe een predikant moet handelen wil hij dat toch. Helaas ontbreken dergelijke bepalingen en regelingen voor ouderlingen en diakenen.
Het gewoonterecht van de PKN heeft een modus gevonden om ook ouderlingen en diakenen in voorkomend geval op ordelijke wijze te laten gaan, min of meer parallel aan de regeling die voor predikanten geldt. Gebruikelijk is dan dat de ambtsdrager ontheffing vraagt bij de wijkkerkenraad of algemene kerkenraad (afhankelijk van de vraag welke hem of haar kandidaat gesteld heeft). Dat zal in principe een met redenen omkleed verzoek zijn. Vrijwel altijd zal de betrokken ambtelijke vergadering het verzoek inwilligen. Bij verhuizing, zeker naar een verder gelegen plaats, is weigering om praktische redenen niet wijs. Persoonlijke omstandigheden kunnen er voor zorgen dat het draagvlak in de gemeente voor iemands optreden als ambtsdrager wegvalt. Voor bepaalde gevallen zal gelden dat het niet goed mogelijk is iemand in het hart te kijken. Zonder uitzondering geldt dat het ontbreken van een deugdelijke motivatie, om wat voor reden dan ook, zijn weerslag zal hebben op iemands werkzaamheden. Soms kan een goed gesprek iemand helpen. Een verzoek om ontheffing kan ook een vraag om pastorale aandacht zijn.
Wat te doen als iemand geen ontheffing vraagt? Ik onderscheid vier situaties, al zijn er vast meer te bedenken. In het eerste geval is iemand lichamelijk of psychisch niet in staat de vraag te stellen. Punt is wel: ís er wel een vraag? Of nemen anderen aan dat iemand het ambt niet meer kan vervullen? Soms heeft het tijd nodig voor iemand de vraag kán stellen, bijvoorbeeld omdat de ziekte of beperking eerst geaccepteerd moet worden. Als het even kan, zal een kerkenraad de betrokkene in een dergelijke situatie moeten willen dragen en geduld oefenen. In een kleine kerkenraad kan dat problemen opleveren met bijvoorbeeld het quorum. Maar ook dan: niet te snel forceren. In ieder geval geen definitieve maatregelen nemen – zoals definitief iemand anders aantrekken voor de taken die blijven liggen, een tijdelijke waarneming is iets anders. Voor het overige is er geen eenduidige ‘oplossing’.
In het tweede geval geeft iemand aan te willen stoppen, maar ontbreekt de juiste terminologie. De kerkenraad kan zich dan formeel opstellen en verzoeken alsnog de juiste terminologie te hanteren. De winst daarvan is vrijwel nihil, terwijl er vrijwel zeker de nodige irritatie zal ontstaan. Beter lijkt het me in een dergelijke situatie als de mededeling om te stoppen als een verzoek om ontheffing op te vatten en dienovereenkomstig te reageren.
In het derde geval vertrekt iemand, misschien zelfs met slaande deuren, maar weigert de betrokkene ook desgevraagd om om ontheffing te vragen. Hij of zij doet in het vervolg gewoonweg niet meer mee. Kerkelijke tucht is dan een optie, maar vergt veel en levert in feite niets op, behalve dat bij de tuchtmaatregel ontzetting uit het ambt formeel kan worden vastgesteld dat de betrokkene geen ambtsdrager meer is (vgl. ook wat ik hieromtrent in een ander verband schreef). Mocht een vertrek als in dit geval zich voordoen, dan kan ik me voorstellen dat de kerkenraad iemand na de constatering van het vertrek twee keer per brief – liever niet per mail, ook om de zwaarte van de zaak te benadrukken – benadert, met het verzoek alsnog ontheffing te vragen; verder geeft de kerkenraad dan aan dat bij geen reactie binnen een redelijke termijn na ontvangst van de brief – bijvoorbeeld twee weken – de kerkenraad ervan uitgaat dat de betrokkene ontheffing heeft gevraagd. Het komt uiteraard aan op een goede, niet al te formele toon. Het is en blijft de kerk! Een aangetekende brief lijkt me in beginsel niet nodig. Dat kan anders zijn als met het ambt bepaalde bijzondere verantwoordelijkheden verbonden zijn, denk aan de voorzitter of secretaris van het college van kerkrentmeesters. Die zijn vertegenwoordigingsbevoegd in vermogensrechtelijke aangelegenheden (ord. 11-4-1). Al te urgent zal dit overigens ook weer niet worden. Als het goed is, heeft het college voor beiden ook plaatsvervangers aangewezen.
In het vierde geval vertrekt iemand met de noorderzon, zonder wat voor contactgegevens dan ook achter te laten. Het zal niet zo vaak voorkomen. Maar wat dan? De grote lijn kan dezelfde zijn. De brief zou ik in ieder geval ook per post versturen – soms wordt die doorgezonden. In een dergelijk geval zou ik tegelijkertijd ook de mail gebruiken.
In het derde en vierde geval moet uiterlijk binnen 2 à 3 maanden kunnen worden vastgesteld dat al dan niet direct door de betrokkene zelf ontheffing is aangevraagd en er een vacature is ontstaan. Vervolgens kan de in de gemeente gebruikelijke verkiezingsprocedure worden gevolgd om de vacature op te vullen.