Ineens komt het erop aan. In de gemeente bestaat bepaald geen ‘regelcultuur’. Maar nu moet een besluit genomen worden dat de gemoederen in beweging brengt. Een van de twee kerken moet gesloten worden. De kerkenraad beseft dat het nu juist wel eens op regels aan kan komen. Enkele gemeenteleden hebben op voorhand al laten weten bij een hen onwelgevallig besluit een bezwaarprocedure te starten. In zo’n procedure wordt er in het bijzonder op gelet of in de besluitvorming de regels wel gevolgd zijn. Een van de opmerkingen die is gemaakt, is dat het quorum belangrijk is voor het mogen nemen van besluiten (vgl. ord. 4-5-4). Maar hoeveel ambtsdragers hoort de kerkenraad ook al weer te tellen? De een meent dat het om het aantal gaat dat de kerkenraad nu in totaal heeft. Dan moet het halen van het quorum – tenminste de helft – geen probleem zijn. Een ander wijst erop dat het moet gaan om het aantal dat ooit officieel is vastgesteld. Maar welk aantal is dat dan? Gelukkig is er vervolgens een goede adviseur die wijst op de Plaatselijke Regeling. De Toelichting van Van den Heuvel (2013) geeft weliswaar aan dat de samenstelling van de kerkenraad in die regeling ‘kan’ worden opgenomen (p. 175v), de toelichting van het Generaal College voor de Kerkorde op de per 1 mei 2018 herziene kerkorde gaat er zonder meer vanuit dat de samenstelling in de Plaatselijke Regeling moet zijn opgenomen (p. 33). Ook dit helpt nog niet zonder meer. Het moet dan wel in die Plaatselijke Regeling staan en de Plaatselijke Regeling moet beschikbaar zijn. Een gemeente die die niet meer heeft, kan eens kijken bij de archieven van de (inmiddels voormalige) classis. Het BMCV moet een exemplaar ter kennisgeving hebben toegezonden gekregen. Anders kan het landelijk dienstencentrum van de kerk wellicht verder helpen.
Laten we eens aannemen dat de Plaatselijke Regeling gevonden is en dat de samenstelling – zoals de modellen ook aangeven – daarin is opgenomen. De kerkenraad zou 25 leden moeten tellen. Zo was het inderdaad, in het najaar van 2004, toen de regeling werd vastgesteld. Inmiddels ligt het aantal in feite op 11. Om alleen al de Plaatselijke Regeling te wijzigen moet het quorum gehaald kunnen worden en dat is inmiddels feitelijk zo goed als onmogelijk geworden. Om alleen daarvoor snel een paar nieuwe ambtsdragers aan te trekken – als dat al zou lukken – is oneigenlijk en ‘overdone’. Het kan namelijk eenvoudiger. Aandacht verdient wel dat een wijziging van de Plaatselijke Regeling ook langs de gemeente moet, het zgn. kennen en horen (vgl. ord. 4-8-5). Hoe pak je dat aan?
Het eerste besluit om de Plaatselijke Regeling te wijzigen is een zgn. voorgenomen besluit. De kerkenraad kan immers nog niet definitief besluiten. Daarvoor moet eerst de gemeente gekend en gehoord worden. De vraag kan daarom gesteld worden, of voor een voorgenomen besluit het quorum wel noodzakelijk is. Het voorgenomen besluit is in het geheel van de procedure wel een noodzakelijk besluit, maar het brengt niet direct een bepaald rechtsgevolg met zich mee. Na het voorgenomen besluit verandert er immers nog niets. Als de situatie in een gemeente enigszins gespannen is, zoals bij een sluitingsbesluit voor een kerkgebouw, kan het verstandig zijn het zekere voor het onzekere te nemen (al lijkt het genoemde Generaal College daar geen aanleiding voor te zien: p. 33). Dan gaat het als volgt. 1) De wijziging is geagendeerd. De kerkenraad komt bijeen en constateert niet aan het quorumvereiste te voldoen. 2) Op een vergadering twee weken later (of daarna) komt de kerkenraad opnieuw bijeen. Opnieuw is de wijziging geagendeerd. Nu mag de kerkenraad wel een besluit nemen, ook al wordt het quorum niet gehaald. 3) De kerkenraad stelt de gemeente op de in de Plaatselijke Regeling voorgeschreven wijze (vgl. ord. 4-8-7) in kennis van de voorgenomen wijziging en stelt de gemeente in de gelegenheid te reageren. 4) Vervolgens agendeert de kerkenraad in de eerstvolgende vergadering het definitieve besluit tot wijziging. Opnieuw ontbreekt het quorum. 5) Op een vergadering twee weken later (of daarna) kan de kerkenraad dan het definitieve besluit nemen. Het quorum doet er dan niet toe.
Het zal duidelijk zijn dat een dergelijke hersteloperatie de nodige tijd kan kosten. Het verdient daarom aanbeveling bij verder strekkende besluiten tijdig te kijken naar de vraag of het quorum wel gehaald kan worden. Ook als het nog net wel gehaald kan worden, is het zinvol een wijzigingsprocedure in gang te zetten. Ziekte, vakantie, onverwachte gebeurtenissen kunnen anders al te makkelijk roet in het eten gooien. Onnodige vertraging wordt zo voorkomen. In de gebruikte casus van kerksluiting is er kerkordelijk nog veel meer aan de hand. Dat laat ik hier echter buiten beschouwing.