In alle plaatselijke regelingen is een bepaling opgenomen over het bijeenroepen van de kerkenraadsvergadering. In het door de landelijke kerk aangeboden model staat: ‘De vergaderingen van de AK worden tenminste …(aantal) dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda).’ Ik vermoed dat het in de praktijk doorgaans ook zo werkt. Wel zullen er kerkenraden zijn die volgens een bepaald, ruim tevoren vastgesteld vergaderrooster werken, waardoor van een letterlijk ‘bijeenroepen’ niet altijd sprake zal zijn. Niettemin, voorafgaand aan elke vergadering wordt een agenda verspreid. Dat is minder logisch dan het lijkt. In mijn eerste gemeente, dertig jaar geleden, stelde de voorzitter voorafgaande aan de vergadering een agenda op, maar die was aan de leden niet tevoren bekend. Een moderamen was er niet. De notulen van de vorige kerkenraadsbijeenkomst werden aan het begin van de vergadering uit een groot boek voorgelezen.
Maar goed, de agenda. Wat betekent dat? Is dat een lijst in enigerlei vorm met de onderwerpen die besproken gaan worden? Of is dat een dergelijke lijst met bovendien de bijbehorende stukken? Welk lid van de kerkenraad of een willekeurig ander bestuur heeft het niet meegemaakt, dat de agenda weliswaar ruim op tijd rondgestuurd is, maar er toch nog een of meer te behandelen stukken op het laatste moment verspreid worden? Meestal is het gevolg dat sommigen die stukken wel gelezen hebben, anderen niet. Het is duidelijk dat dat de kwaliteit van de besluitvorming niet ten goede zal komen. Maar de vraag moet ook gesteld worden: voldoet een dergelijke aanpak met de formele randvoorwaarden die aan de vergaderingen van de kerkenraad worden gesteld? Mijn stelling zou zijn: nee. Immers, in de hoofdzin van de bepaling staat ‘de zaken, die aan de orde zullen komen’. Dat betekent mijns inziens dat een formele vermelding van het punt niet volstaat als er tevens aanvullende of ondersteunende stukken beschikbaar zijn. Immers (tenminste) een onderdeel van de zaak die aan de orde komt, is in die stukken opgenomen. In de hierboven geciteerde bepaling staat bovendien ‘de agenda’ tussen haakjes. De voorafgaande beschrijving is bepalend, al geeft de aanduiding ‘de agenda’ wel aan in welke richting de interpretatie moet gaan. Daarmee kan niet helemaal worden uitgesloten dat het alleen dat lijstje met punten bedoeld is. Ik wil desalniettemin wijzen op twee argumenten ten faveure van een extensieve uitleg van de bepaling. De eerste is dat het kerkrecht er niet alleen is met het oog op een ordelijk verloop van het kerkelijk leven, maar dat daarin in het bijzonder de zwakkeren beschermd worden. Dat zijn in dit geval degenen die niet de knooppunten van de organisatie bezetten, die om wat voor reden dan ook niet in staat zijn snel op het laatste moment een stuk tot zich te nemen, die niet zo snel in de vergadering bezwaar zullen maken dat er ondanks het gebrek aan tijdige informatie een besluit genomen wordt. Het tweede argument is gelegen in de kerkorde. De plaatselijke regeling mag niet strijdig zijn met onder meer de ordinanties (vgl. ord. 4-4-2). Die strijd – of anders in ieder geval spanning – is er mijns inziens met ord. 4-5-1, waarin bepaald is dat besluiten eerst ‘na gemeenschappelijk overleg’ genomen kunnen worden. Kwalitatief en inhoudelijk draagt het overleg geen gemeenschappelijk karakter als een deel van de aanwezigen de desbetreffende stukken niet heeft kunnen lezen omdat ze later dan voorgeschreven waren aangeleverd.
De conclusie lijkt in dit geval niet alleen duidelijk, ze is dat ook. Toch zijn we er nog niet helemaal. Laten we aannemen dat de kerkenraad in voorkomend geval geen besluit kan nemen, omdat bepaalde stukken te laat zijn verspreid. In bepaalde situaties kan een besluit niet worden uitgesteld en moet het genomen worden. Misschien kan en mag dat dan wel niet, maar het gevolg kan zijn dat vervolgens het moderamen alsnog het besluit moet nemen. Die is daartoe bevoegd in ‘zaken die geen uitstel gedogen’ (ord. 4-8-3). Als dat het gevolg is, dan lijkt een besluit in de kerkenraad me toch de voorkeur te moeten hebben, met name vanwege het bredere draagvlak dat daarmee verworven wordt. De bepaling in de plaatselijke regeling maakt echter duidelijk dat dit geen regel mag worden en dat het moderamen alles in het werk moet stellen om dit soort situaties te voorkomen.